تعتبر خدمة إدارة الممتلكات من الخدمات الحديثة نسبيا في البنوك الاسلامية, حيث يعد البنك الأهلي من الرواد الذين أدخلوا هذه الخدمة باستحداثه لجهاز أمناء الإستثمار العام 1965. و الذي سمي في ما بعد بإدارة أمناء الإستثمار. و قد أوكلت إليه مهام من قبيل إدارة الإستثمارات العقارية و المنقولة.

من أهم وضائف إدارة الممتلكات و بخاصة في البنوك العاملة في الدول النامية, هو تأسيس الشركات الاقتصادية الناشئة لتوسيع نطاق السوق, و إيجاد عملاء جدد للحصول على موارد و أموال جديدة متمثلة في إستقبال رأسمال الشركة, و في تحصيل الأجر نظير القيام بهذا العمل التأسيسي.

و يقوم البنك نيابة عن الشركة الجديدة بالإجراءات التالية:

• الحصول على الموافقات و التراخيص و التصاريح اللازمة لتأسيس الشركة المطلوبة بصفته وكيلا عن المؤسس.
• متابعة طلب التأسيس لدى الإدارات المعنية.
• إعداد العقود الإبتدائية و النظام الأساسي للشركة و إتمام إجراءات إعلانها و إشهار توثيقها.
• متابعة استصدار القرار الرسمي المرخص بتأسيس الشركة و مزاولة نشاطها الإقتصادي.
• إتخاذ الإجراءات اللازمة لاستخراج السجل التجاري و ما يتبع ذلك من شؤون لمباشرة الشركة أعمالها دون أي مشكلات أو عقبات حالية أو مستقبلية.
• الإعداد لإجتماع الجمعية العمومية للمساهمين, و تنظيم جدول أعمالها و إعداد البيانات اللازمة للمساهمين بما يمكنهم من تحقيق أهدافهم, و تنظيم عمليات الإفراج عن رأسمال الشركة, و تعيين مجلس الإدارة و مراقبي الحسابات.
• القيام بأي أعمال تتطلبها عملية تأسيس الشركة, مثل الترويج للمشروعات الجديدة و الإعلان عنها.
• إدارة الشركات نيابة عن الغير, و ذلك من خلال موظفي جهاز إدارة الممتلكات نظرا للخبرات المتنوعة للكوادر العاملة لدى البنك الاسلامي, و ما تملكه من خبرات أعمال إدارية يمكن أن تساعد الشركات المؤسسة في إدارة مشروعاتها.

و بالتأمل في الأعمال الإدارية لأي منشأة, يمكن القول أن بأنها تعود الى أربع مهام رئيسية متكاملة و هي: التخطيط, والتنظيم, والتوجيه, والرقابة.

أولا: التخطيط

يمكن للبنك الاسلامي المساعدة في وضع خطط الإنتاج و خطط التسويق و خطط التمويل و خطط إدارة الأفراد. فضلا عن وضع البرامج الزمنية لتنفيذ المهام الواردة في كل خطة لتحقيق الأهداف المرحلية و النهائية للمشروع.

ثانيا: التنظيم

حيث يقوم البنك الاسلامي من خلال إدارة الممتلكات بمساعدة الشركات بـ :

• وضع الهياكل التنظيمية للشركة, و تحديد قنوات الإتصال بين مختلف المستويات الإدارية, بما يكفل إنسياب الأوامر و التوجيهات و البيانات و المعلومات بيسر و سهولة, و لئلا يحدث أي تعارض أو إزدواج في العمل.
• وضع النظم المحاسبية السليمة و المناسبة لطبيعة نشاط الشركة و تطويرها كلما دعت الحاجة الى ذلك.
• إعداد اللوائح الداخلية المنظمة لأعمال الشركة بالشكل الذي يحدد الإختصاصات و المسؤوليات, و يحدد السلطة بشكل سليم و دقيق, مع بيان الحقوق و الواجبات لكل عمل و عامل.
• إسناد الأعمال و المهام لكل وضيفة داخل الشركة.

ثالثا: التوجيه

يساعد البنك الاسلامي في توجيه الأوامر و التعليمات و الطلبات من وعلى المواقع المختلفة داخل الهيكل التنظيمي للشركة الذي يتألف من السلطات الثلاث ( العليا و مهمتها التخطيط, الوسطى و مهمتها الإشراف, و الدنيا و مهمتها التنفيذ).

و تظهر المساعدة في التوجيه من خلال:

1- المساهمة في إصدار الأوامر الإدارية الموجهة من السلطات العليا الى الوسطى ثم التنفيذية, مع التأكد من:

• سلامة التوجيهات و الأوامر الإدارية.
• وضوحها و عدم تعارضها.
• حسن فهمها و استيعابها من المتلقي.
• إمكانية و سهولة تنفيذها على أكمل وجه.

2- المساعدة في توجيه الانشطة التنفيذية بمب يحقق التراكم التشغيلي للقيمة المضافة و يقلل من الضائع و التالف و المعيب, سواء من مستلزمات الإنتاج أو من وقت العاملين أو من جهة المشرفين على العمل.

و تتابع إدارة الممتلكات في المصارف الاسلامية التأكد من هذا التكامل و تلك الإنسيابية, فعلى سبيل المثال :

• بالنسبة لنشاط شراء المستلزمات و المواد الخام اللازمة للتشغيل : تتأكد الإدارة من أن أوامر الشراء قد صدرت من مراقبي المخزون في الوقت المناسب. و أن إدارة المشتريات قد قامت بعمليات طرح المناقصات في الوقت المناسب, مع قيامها بتحليل العروض و البت فيها. إضافة الى التأكد من أنها تعاقدت على الكميات و النوعيات المطلوبة و أن توريدها يتم في الوقت المناسب و بالشكل المطلوب. و ذلك حتى لا يحدث أي نقص في المواد الخام قد يؤدي الى تعطل الإنتاج.

• بالنسبة لنشاط إعادة التصنيع : يساعد البنك الاسلامي في التأكد من سلامة و سلاسة عمليات التشغيل التي تتم داخل الوحدة الإنتاجية بالنسبة لخطوط الإنتاج المختلفة. كما يتابع عمليات التأكد من أن الكميات المنتجة في كل مرحلة من مراحل الإنتاج داخل كل خط إنتاجي تتدفق بالكم المطلوب و بالجودة المطلوبة. و الهدف من هذه المتابعة هو أن لا تتراكم الطاقات العاطلة مما يؤدي الى إنخفاض الإنتاجية الكاملة.

• بالنسبة لنشاط تخزين و صرف المواد الخام و مستلزمات التشغيل: تتأكد إدارة الممتلكات من توفير المساحات التخزينية الكافية للمواد الخام, و مستلزمات التشغيل, و من مناسبة طرق التخزين و توفير إحتياطات الأمن و السلامة لها, و من قربها من مكان الإنتاج, و توافر معدات النقل و سهولة الحركة, و عدم وجود رواكد أو توالف أو عوادم نتيجة سوء التخزين.

• بالنسبة لنشاط تخزين المنتجات المصنعة تعمل إدارة الممتلكات على التأكد من :

– سلامة عمليات إستلام المنتج و مطابقته للمواصفات المطلوبة .
– سلامة إشعارات التسليم و الإستلام .
– حجم المنتج المُرجع أو المعيب, و أسباب ذلك للتغلب على المشكلات في حال وجودها.

• بالنسبة لنشاط بيع المنتجات المصنعة: تقوم إدارة الممتلكات في المصرف الاسلامي بالتأكد من سلامة إجراءات و نظام البيع و صحة العقود, بحيث لا تشوبها شبهة الحرام. و يتم ذلك بالتعاون مع هيئة الرقابة الشرعية الموجودة ضمن إدارات البنك الاسلامي, أو باعتماد قرارات المجاميع الفقهية و فتاوى الندوات الفقهية .

يضاف الى ذلك العمل على إعداد منافذ جيدة و سليمة لتوزيع المنتجات, و إيجاد أسواق تصريف لها. و ذلك لسرعة تداول المنتجات و تحقيق الغاية الإقتصادية من المشروع مع ملاحظة أهمية تيسير وسائل نقل البضائع لإيصال المنتجات الى أماكن استهلاكها أو توزيعها.

• بالنسبة لنشاط تحصيل الأموال : تساعد إدارة الممتلكات على متابعة تحصيل أموال الشركة التي تشرف عليها, كما تساعد في إدارة أموال المشروع إدارة سليمة بحيث تحافظ على سيولة الشركة و عدم إعسارها, و في الوقت نفسه تحقق مكاسب ربحية حتى تصل الى المستوى المطلوب من المشروع في جدواه الإقتصادية. كما تقوم الإدارة بسداد الإلتزامات المترتبة على الشركة, سواء كانت هذه الالتزامات تجارية أو تتعلق بمواد التصنيع أو عبارة عن أقساط فواتير أو غيرها.

رابعا: الرقابة

تهتم إدارة الممتلكات في البنك الاسلامي بالإشراف على عمليات الصيانة لضمان حسن سير عمليات الإنتاج في المنشآت الصناعية, و كذلك الأمر في العقارات و الأراضي حتى تكون جاهزة لأي مخططات أو مشاريع مستقبلية. هذا الى جانب متابعة الشؤون الفنية للمشروع بالتشاور طبعا مع صاحب المشروع الأصلي. كما تقوم الإدارة بإعلام العميل الذي وكل البنك بالإدارة أو التنفيذ, بكل ما من شأنه أن يؤثر على المشروع أو على وضعه القانوني .

و تجدر الإشارة الى أن إشراف إدارة الممتلكات في البنوك الاسلامية على المشروعات المقدمة لها يزداد أو ينقص حسب الشروط المتفق عليها في العقد من حيث نوع الوكالة (مطلقة أو مقيدة). بالتالي فالإدارة ملتزمة بما اتفقت عليه مع الشركة من شروط و إلتزامات إمتثالا لقول الله عز و جل: « يا أيها الذين أمنوا أوفوا بالعقود ».

لقد شرعت البنوك الاسلامية في تقديم هذه الخدمة تماشيا مع متطلبات العصر, و في ظل حرصها على توفير خدمات عصرية و حديثة لعملائها حتى تحافظ على جاذبيتها وتنافسيتها أمام البنوك التقليدية, فلم تعد البنوك تتنافس بينها بكمية الأموال التي تتوفر عليها فقط, بل أصبحت تولي عناية فائقة لمقدار و جودة ما تقدمه لعملائها من خدمات و تسهيلات. مما يفرض تحديات أمام البنوك الاسلامية حتى تحافظ على مكانتها و تطورها .